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Mitgliederversammlung
Die Mitgliederversammlung tagt jährlich, regelmäßig im ersten Quartal des Jahres.
Vorstand
Der Vorstand tagt regelmäßig mehrmals im Jahr. Er steuert die Arbeit des Vereins und vertritt ihn nach außen. Die Tätigkeit im Vorstand ist ehrenamtlich.
Kuratorium
Dem Kuratorium gehören Vertreter*innen von Kirchen, Stadt und Land und gesellschaftlichen Einrichtungen an, die in der deutsch-polnischen Zusammenarbeit engagiert sind. Vorsitzende ist die Generalsuperintendentin (Regionalbischöfin) des Sprengels Görlitz der Evangelischen Kirche Berlin-Brandenburg-schlesische Oberlausitz (EKBO) Theresa Rinecker.
Programmgruppe
In der Programmgruppe entwickeln Vorstandsmitglieder und weitere ehrenamtlich Engagierte Veranstaltungen und Projekte zur Umsetzung der Ziele des Vereins.
Finanzausschuss
Der Finanzausschuss plant und kontrolliert die wirtschaftliche Tätigkeit des Vereins. Der Jahresabschluss des Vereins wird durch ein Steuerbüro geprüft.
Hedwighaus-Ausschuss
Im paritätisch besetzen Hedwighaus-Ausschuss legen Vertreter*innen des Vorstands des Vereins und der Hausgemeinschaft des Hedwighauses die Grundlinien der Gestaltung und des Lebens im ökumenischen Studienhaus fest.